1. Az adatkezelő és elérhetősége
Szabolcs-Szatmár-Bereg Megyei Tájékozódási Futásért Egyesület (TÁJFUTE)
Székhely: 4400 Nyíregyháza, Semmelweis utca 13. I/3.
Nyilvántartási szám: 15-02-0002914
Adatvédelmi megkeresések: [email protected].
2. Milyen célból és hogyan kezelünk adatokat?
A Kapcsolat oldalon küldött megkereséseket a válaszadás és az ügyintézés érdekében kezeljük. A Beküldés oldalon hírek, versenyek, fényképek, eredmények és dokumentumok küldhetők be. Ezeket az egyesület szerkesztői ellenőrzik, és kizárólag külön jóváhagyás után jelenhetnek meg a honlapon.
A tartalombeküldő űrlap nem regisztrálja a beküldőt a MarketingHero/GHL CRM-be. A Kapcsolat űrlap ettől eltérően a MarketingHero/GHL kapcsolattartási rendszerében rögzíti a megkeresést. Az egyik űrlap beküldése sem jelent önmagában hírlevél-feliratkozást vagy marketingüzenetekhez adott hozzájárulást.
3. Milyen személyes adatokat kezelhetünk?
- Kapcsolatfelvételnél: név, e-mail-cím, az üzenet tárgya és szövege, valamint a megadott telefonszám.
- Tartalombeküldésnél: nem kérünk beküldői nevet vagy e-mail-címet. Kezeljük a beküldés időpontját, a beküldött szöveget, a csatolt állományokat, a szerkesztői állapotot, a közzétételi nyilatkozat időpontját és szövegváltozatát, valamint az egyedi visszavonási kód ellenőrzésére szolgáló digitális lenyomatot. Maga a titkos kód nem kerül olvashatóan tárolásra.
- Versenyeknél: időpont, helyszín, rendező; eredményeknél: a sportoló vagy csapat neve, kategóriája, helyezése, év és versenyadatok.
- Fényképeknél és dokumentumoknál: a feltöltött állomány tartalma, amely más személyek képmását, nevét vagy egyéb adatait is tartalmazhatja.
- A szolgáltatások működéséhez kapcsolódó technikai adatok és naplóbejegyzések a szolgáltatók rendszerében is keletkezhetnek.
Az űrlapon kötelezőként megjelölt mezők kitöltése szükséges az adott megkeresés vagy beküldés fogadásához. Kérjük, hogy szükségtelen egészségügyi, pénzügyi vagy más érzékeny személyes adatot ne küldjön be.
4. Az adatkezelés célja és jogalapja
Kapcsolatfelvétel és szerkesztői ügyintézés: a megkeresések fogadása, megválaszolása, valamint a beküldött hírek, versenyek, fényképek, eredmények és dokumentumok nyilvántartása és elbírálása során az egyesület kapcsolattartáshoz és sporttevékenységének dokumentálásához fűződő jogos érdeke szolgálhat jogalapként (GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont), megfelelő érdekmérlegelés mellett.
Közzététel: ha az egyesület egy személy saját képmását vagy más személyes tartalmát kifejezett, előzetes és igazolható hozzájárulása alapján teszi nyilvánossá, ennek jogalapja a hozzájárulás (GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pont). Más esetekben – így egyes sporteredmények és történeti egyesületi közlések nyilvánosságra hozatalánál – a közzététel külön, az érintettek érdekeit és jogait is figyelembe vevő jogosérdek-mérlegelésen alapulhat. Az azonosítható gyermekek képmását és személyes adatait különös körültekintéssel kell kezelni.
A beküldő külön jelölőnégyzettel járul hozzá az anyag közzétételéhez; a hozzájárulás időpontját és nyilatkozatváltozatát rögzítjük. A beküldő „Megismertem az adatkezelési tájékoztatót” nyilatkozata nem jelenti automatikusan azt, hogy valamennyi, a beküldésben szereplő személy hozzájárult az adatok közzétételéhez. Hozzájárulásra csak akkor lehet hivatkozni, ha azt az adott érintettől vagy – ahol szükséges – törvényes képviselőjétől megfelelően beszerezték és igazolni tudják.
Ha az adatkezelés szerződés teljesítéséhez szükséges, annak jogalapja a GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pontja lehet; jogszabály alapján kötelező adatkezelésnél a c) pont alkalmazandó. Az űrlapok beküldése nem jelent marketingcélú hozzájárulást.
5. Mi válhat nyilvánossá?
A beküldés először belső szerkesztői nyilvántartásba kerül. A szerkesztő által jóváhagyott hír, versenyadat, eredmény, fénykép vagy dokumentum a tajfute.hu nyilvános oldalain megjelenhet. A közzétett PDF teljes tartalma, illetve az eredménylistákban szereplő nevek és sportadatok a látogatók számára elérhetővé válhatnak.
A beküldés belső szerkesztői állapota, a nyilatkozat ellenőrzési adatai és a visszavonási kód lenyomata nem része a nyilvános adatfolyamnak. A tartalombeküldő űrlap nem kér beküldői e-mail-címet vagy nevet. Kérjük, hogy olyan fényképet vagy dokumentumot küldjön, amelynek továbbításához megfelelő jogosultsággal rendelkezik; a közzétételhez szükséges jogosultságokat az egyesületnek is figyelembe kell vennie.
6. Hol tároljuk az adatokat, és kik működnek közre?
A Kapcsolat űrlap a MarketingHero/GoHighLevel (HighLevel) rendszerét használja a megkeresések rögzítésére és kezelésére. A tartalombeküldések adatai a Google Táblázatok rendszerében, a csatolt fényképek és dokumentumok a Google Drive-ban tárolódnak; a beküldést és a közzétételi adatkapcsolatot a Google Apps Script szolgálja ki. Az egyesület e-mailes elérhetőségét a MediaCenter levelezési infrastruktúrája szolgálja ki.
A fenti szolgáltatások technikai üzemeltetői a nyújtott szolgáltatásnak megfelelő mértékben férhetnek hozzá az adatokhoz. A szolgáltatásokhoz kapcsolódó esetleges Európai Gazdasági Térségen kívüli adatkezelés vagy adattovábbítás feltételeit az alkalmazandó szerződések és adatvédelmi rendelkezések szabályozzák.
7. Adatmegőrzés, törlés és a közzététel visszavonása
Hozzájáruláson alapuló közzététel: az ilyen jogalapon közzétett személyes adatokat a hozzájárulás visszavonásáig, illetve a közzétételi cél megszűnéséig kezeljük. A hozzájárulás bármikor visszavonható az [email protected] címen. Visszavonás esetén a hozzájáruláson alapuló nyilvános közzétételt megszüntetjük; a további adatkezelés vagy megőrzés csak más, megfelelő jogalap fennállása esetén lehetséges.
Kapcsolatfelvétel, elbírálás és egyesületi archívum: a jogos érdeken alapuló adatokat addig kezeljük, amíg az ügyintézéshez vagy a jogszerű archívum fenntartásához szükségesek; a szükségességet és az érintett tiltakozását az adott körülmények alapján vizsgáljuk. Az elutasított beküldéseket nem tesszük közzé. A tárolás és a törlés jelenleg manuális; az elutasítás önmagában nem törli a táblázatbeli sort vagy a privát Google Drive-fájlt. Az ilyen adatok további megőrzése csak indokolható ideig tarthat.
Ha egy anyag közzétételét visszavonjuk, a weboldali megjelenést és a hozzá tartozó Google Drive-fájl nyilvános megosztását is meg kell szüntetni. A nyilvános link lezárása nem jelenti automatikusan a fájl végleges törlését. Az adatok helyesbítése, törlése vagy az adatkezeléssel szembeni tiltakozás az [email protected] címen kérhető; az alkalmazandó jogszabályi megőrzési kötelezettségek és kivételek figyelembevételével.
Az anonim tartalombeküldés után a beküldő a képernyőn egy egyszer megjelenő, titkos visszavonási kódot kap. A kódot őrzi meg, e-mailben nem küldjük el; csak az ellenőrzéshez szükséges lenyomatát tároljuk. A kód megadásával az egyesület azonosítani tudja a beküldést. A kód elvesztése nem zárja ki más módon igazolt érintetti kérelmek vizsgálatát.
8. Fényképek, kiskorúak és régi sporteredmények
A honlapon történeti sporteredmények és archív fényképek is megjelenhetnek. A képmások, a gyermekekre vonatkozó adatok és a más személyeket azonosító dokumentumok kezelését különös körültekintéssel végezzük. Amennyiben Ön a saját vagy gyermeke adataival, képmásával vagy egy korábbi eredmény közzétételével kapcsolatban kérdést vagy kifogást kíván benyújtani, azt az [email protected] címen teheti meg.
9. Az érintettek jogai és jogorvoslat
Az érintett a GDPR szabályai szerint tájékoztatást és hozzáférést kérhet, kérheti adatainak helyesbítését, törlését vagy kezelésük korlátozását; jogos érdeken alapuló adatkezelésnél tiltakozhat, és meghatározott esetekben élhet az adathordozhatósághoz, illetve a hozzájárulás visszavonásához való jogával. Kérelmek: [email protected].
Panaszával a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz (NAIH) fordulhat, illetve bírósági jogorvoslatot vehet igénybe.
10. Marketing, automatizált döntések és sütik
A TÁJFUTE kapcsolati és tartalombeküldési űrlapjainak célja nem marketingfeliratkozások gyűjtése. A tartalombeküldés nem kerül automatikusan a MarketingHero CRM-be. A közzétételhez szerkesztői jóváhagyás szükséges; a tartalmak sorsáról nem kizárólag automatizált döntés születik.
A weboldal működéséhez a MarketingHero/HighLevel és a Google beágyazott szolgáltatásai kapcsolódnak. Ezek technikai sütiket és naplóadatokat használhatnak. Amennyiben a honlapon nem feltétlenül szükséges mérési vagy marketingcélú sütik működnek, azok alkalmazásához az előírt tájékoztatást és – ahol szükséges – hozzájáruláskezelést kell biztosítani.